Dabei stehen vor allem agile Arbeitsmethoden im Vordergrund, um im Arbeitsumfeld effizienter arbeiten zu können. Kommunikations- und Eventexperte Tobias Wannieck hat während des letzten Webinars die agilen Möglichkeiten im Event Management aufgezeigt.

Mit der Corona-Pandemie hat die Digitalisierung einen grossen Schub erfahren. Die Event-Branche hat das dieses Jahr schmerzlich lernen müssen. Events, Kongresse und Messen mussten sich wandeln und vor allem hybride Events erfreuen sich in letzter Zeit grosser Beliebtheit.

Ist das Projekt-Management aktuell?

Event-Management ist immer auch Projekt-Management. Wenn sich die Art und Weise wie wir arbeiten ändert, stellt sich die Frage: Ist das Projekt Management in seiner ursprünglichen Form heute noch aktuell und wofür benötigt es das Projekt Management?

Die Antwort gemäss Tobias Wannieck: Primär soll es Event-Managern helfen zu verhindern, dass, was am Anfang zu wenig geplant wird, am Schluss durch operative Hektik ausgeglichen werden muss.

Herausforderungen von heute

Mit den heutigen Veränderungen ändert sich auch bezüglich Event- und Projekt-Management einiges. Es gibt neue, komplexere (hybride) Formate und die Zeit zwischen Briefing und Umsetzung wird kürzer. Durch die sich ständig ändernden Bedingungen, ergeben sich auch viel mehr kurzfristige Änderungen als noch im letzten Jahr. Durch die Corona-Pandemie sehen sich Unternehmen damit konfrontiert, dass die Kultur der Zusammenarbeit in Unternehmen einem grossen Wandel unterworfen ist. Das bedeutet vielfach auch, dass Projekt-Manager immer mehr Projekte stemmen müssen.

Nachfolgend wird auf verschiedene agile Arbeitskonzepte eingegangen. Grundsätzlich lässt sich zwischen dem Wasserfall-Modell und den agilen Modellen unterscheiden. Das Wasserfallmodell entspricht jenem der klassischen Projektarbeit, bei dem zuerst konzipiert, dann geplant und im Anschluss das Projekt umgesetzt wird.

Agile Arbeitsmethoden

Im agilen Modell geht es primär darum, Verantwortung zu delegieren und um flexibel zu arbeiten. Die wesentlichen Bestandteile der agilen Arbeitsmethoden sind:

• Agile Werte (Grundwerte)

• Agile Prinzipien (Handlungsgrundätze)

• Agile Techniken

• Agile Methoden (Kanban, Scrum, Design Thinking etc.)

Agile Prinzipien

Fürs Event-Management lassen sich die agilen Arbeitsmethoden nicht 1:1 anwenden. Jedoch macht es Sinn, einzelne Teile davon ins Projekt Management zu übernehmen.

Zum Beispiel die Iteration, die sich am besten damit übersetzen lässt, dass man Schritt für Schritt zum Ziel kommt. Dabei wird, im Gegensatz zur herkömmlichen Projektarbeit, die Arbeit in kleineren Schritten oder Zyklen unterteilt. So wird nach jedem Schritt das Feedback des Auftraggebers eingeholt. So entstehen weniger Leerläufe. Ein Beispiel: Herkömmlich wird das Eventkonzept erst gezeigt, wenn es fertig ist. Bei der iterativen Arbeitsweise wird nach vordefinierten Arbeitsschritten, das Konzept immer wieder gezeigt und Feedback eingeholt. So vermeidet man Arbeit für den Papierkorb.

Eine weitere, wichtige Rolle spielt die Selbstorganisation. Jeder entscheidet selbst, was, wann bearbeitet wird. Das fördert die Eigenverantwortung jedes Teammitgliedes und den Zusammenhalt.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Retrospektive bzw. die Reflexion während des ganzen Projekt-Managements. Fragen, die sich das Team dabei stellt, sind:

• Wie läuft die Arbeit?

• Was können wir verbessern?

• Was können wir noch effektiver und effizienter machen?

Zu guter Letzt leben die agilen Methoden von der Einfachheit. So werden nur Arbeiten erledigt, die tatsächlich notwendig sind. Die iterative Vorgehensweise ermöglicht kurze Abstimmungsintervalle. Und eines liegt jeder Methode zu Grund: Zeit ist die wertvollste Ressource.

Agile Methoden

Kanban

Bei der Kanban-Methode steht die Steigerung von Produktivität und Effizienz im Vordergrund. Es wird transparent gemacht, wer bei welchem Projekt, wo steht. Das Online-Tool Trello kann einem dabei helfen, die Kanban-Methode in die Realität umzusetzen. Mittels Trellokarten können Projekte in Backlog, Up Next, In Progress, On Hold und Done unterteilt werden.

Die Kanban-Methode hat ihren Ursprung in der Softwareentwicklung. Sie benötigt ein visuelles System mit Kanban-Karten. Auf jeder Karte steht eine Anforderung oder ein Task. Diese Methode wird auf Kanban-Boards (digital/analog) visualisiert (Trello/MS Planner/FlipCharts). Der Fokus liegt bei Kanban auch auf der Optimierung des Arbeitsflusses.

Scrum

Die Scrum-Methode macht bei grossen Projekten und Teams Sinn. Es geht darum, dass Teams eng zusammenarbeiten. Diese Methode hat ihren Ursprung ebenfalls in der Software-Entwicklung. Dabei werden nur einfache Rahmenbedingungen definiert; alles andere bleibt offen. Das ermöglicht den Mitarbeitenden viele Freiheiten innerhalb dieses Rahmenwerks und führt zu einem strukturierten, aber doch flexiblen Prozess. Dies wiederum hat eine permanente Transparenz bezüglich aktuellem Entwicklungsstand der einzelnen Projektschritte zur Folge. Alle Aufgaben werden dabei am Anfang abgebildet (inkl. Dauer und Budget).

Innerhalb der Scrum-Methode gibt es verschiedene Rollen und Prozesse:

• Das Scrum-Team arbeitet gemeinsam am Projekt

• Der Project Owner hat den Überblick und ist jedoch auch Teammitglied. Er darf dabei nicht die gleiche Person wie der Scrum Master sein.

• Der Scrum Master ist dafür verantwortlich, dass die Prozesse stimmen und eingehalten werden. Er tut alles, dass die Teammitglieder ihre Arbeit machen können. So leitet er auch die täglichen Scrum Meetings und kümmert sich um die administrativen Prozesse.

• Die Arbeitsschritte werden in Sprints unterteilt. Ein Team erarbeitet innerhalb von einer bis drei Wochen Tasks in einem Sprint. Das Ergebnis davon nennt sich Inkrement.

Die Vorteile der Scrum-Methode liegen in der schnelleren Zielerreichung. Es wird ein effizienteres Arbeiten und eine höhere Transparenz erreicht.

Design Thinking

Bei der Arbeitsmethode des Design Thinkings handelt es sich um die systematische Herangehensweise an komplexe Herausforderungen. Der Mensch steht dabei im Fokus. Der Nutzer begibt sich in die Rolle des Anwenders und kann dadurch Rückkopplungen zwischen dem Entwickler der Lösung und seiner Zielgruppe nachvollziehen.

Bei diesen drei agilen Methoden stellt sich die Frage: Was ist für die Eventbranche anwendbar:

• Nutzerzentriertheit: Der Event-Manager versetzt sich in seinen Kunden/Gast

• Multidisziplinarität: Verschiedene Experten arbeiten früh zusammen

• Die iterative Vorgehensweise: Man lernt, während man am Projekt arbeitet

Generell beschäftigt sich der Event Manager intensiver mit seiner Aufgabe, der Problemstellung, den Zielen und den Zielgruppen.

Tipps fürs agile Arbeiten

Das führt dazu, dass das gesamte Event-Management strategischer wird. Folgende Praktiken unterstützen die agilen Arbeitsmethoden:

Persona definieren

Eine detaillierte Beschreibung der Zielgruppe anhand einer prototypischen Person hilft dem Event Manager seine Zielgruppe besser kennenzulernen. Die Persona erhält Namen und Gesicht. So wird die Zielgruppe zu lebendigen, komplexen Persönlichkeiten und man lernt sie Schritt für Schritt mit ihren Bedürfnissen und Wünschen besser kennen. Bei einem Event gibt es verschiedene Personas.

Daily Stand-up Meetings

Um die agilen Arbeitsmethoden effizient umzusetzen, helfen tägliche Statusmeetings, welche am besten morgens und im Stehen durchgeführt werden. Dabei hat jede Person nur drei Minuten Redezeit. Der Inhalt: Wie lief es gestern?, Was liegt heute an?, Welche Hindernisse sind aufgetaucht?.

Planning Poker

Beim Planning Poker handelt es sich um ein spielerisches Verfahren zur Schätzung von Aufwänden. Es erfolgt zu Beginn eines Projekts. Zu erledigende Aufgaben werden dabei gesammelt und geclustert und der Zeitaufwand in Stunden für jede einzelne Aufgabe gemeinsam im Team geschätzt.

Implementierung und Kulturwandel

Natürlich lässt sich agiles Arbeiten nicht von heute auf morgen umsetzen. Es erfordert eine neue Haltung und einen Kulturwandel im Unternehmen. Die grösste Herausforderung ist deshalb auch die Veränderung der Organisation.

Es sollte beachtet werden, dass agiles Projekt-Management in Reinform ausserhalb der Softwareentwicklung eher selten anzutreffen ist. Es ist wie ein modularer Baukasten zu verwenden. So lassen sich agile Prinzipien mit klassischem Projektmanagement mischen.

Zehn Alltagstipps für den Umgang mit den agilen Arbeitsmethoden:

• Mehr Zeit für Beschäftigung mit Aufgabe und Problemstellung des Events (zu Beginn)

• Nutzerperspektive einnehmen: Mehr Empathie für den Gast

• Zu Beginn des Projekts: alle Beteiligten an einem Tisch

• Alle anstehenden Aufgaben sammeln, zerlegen, clustern und Bearbeitungszeit festlegen (mehr Aufwand am Anfang, am Ende dann weniger)

• Iterative Vorgehensweise: mehr Feedbackschleifen, falsche Prozesse werden schnell aufgedeckt

• Engere Kommunikation mit dem Auftraggeber

• Bereichsübergreifend Arbeiten: Silodenken vermeiden

• Änderungen als gegeben voraussetzen und einplanen

• Einsatz von Projektmanagementsoftware

• Prozesse/Arbeitsweisen regelmässig reflektieren, hinterfragen und gegebenenfalls anpassen 

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