Für die Analyse hat SAP-Concur sämtiche Abrechnungen der Jahre 2019 und 2023 miteinander verglichen, die von den Kunden in Concur Expense eingereicht wurden. Demnach sind die Mitarbeiter-Ausgaben auf Geschäftsreisen von 2019 bis 2023 insgesamt um 17% gestiegen – in Deutschland sogar um 19%. Jahr für Jahr erstatten die Unternehmen ihren Angestellten damit höhere Ausgaben zurück.

Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur, sieht in dieser Entwicklung allerdings nicht nur eine Folge der Inflation: „The sky is the limit. Nach oben sind kaum Grenzen gesetzt, wenn die Unternehmen kein klares Bild ihrer Mitarbeiter-Ausgaben erhalten und keine geeigneten Steuerungsmaßnahmen einleiten.

Mithilfe digitaler Lösungen für das Geschäftsreise-Management lassen sich Reisekosten und weitere Mitarbeiter-Ausgaben transparent einsehen und entsprechenden Kategorien zuordnen“, betont Reinhardt.

FLUGTICKETS SORGEN FÜR DIE HÖCHSTEN AUSGABEN

Flugtickets sind jedenfalls weltweit mit den höchsten Ausgaben verbunden: Im Jahr 2023 sind hier pro Reisekostenabrechnung durchschnittlich 716 Euro angefallen – dreimal mehr als in jeder anderen Kategorie. Gegenüber 2019 sind die Flugkosten zudem um 10% gestiegen. Im Vergleich dazu wurden für Kraftstoffe (55 Euro) und Bewirtung (52 Euro) deutlich niedrigere Beträge verbucht. In diesen Kategorien haben Inflation, Lieferengpässe und Zölle auf bestimmte Importe jedoch zu den höchsten Kostensteigerungen geführt: Die Ausgaben für Kraftstoffe legten um 37% und die Ausgaben für die Bewirtung um 30% zu. Auch die durchschnittlichen Übernachtungspreise stiegen von 2019 bis 2023 um 21% auf 130 Euro. Lediglich die Kosten für Zugreisen gingen weltweit um 5% zurück.

FEHLENDE ANALYSEN IN VIELEN UNTERNEHMEN

„Die Unternehmen sind mit erheblich höheren Kosten für Geschäftsreisen konfrontiert, die teils weit über die Inflationsraten hinausgehen. Aufgrund fehlender Analysen sind aber vielen von ihnen die Kostensteigerungen und die veränderten Ausgabegewohnheiten ihrer Mitarbeitenden gar nicht im Detail bekannt“, weiß Götz Reinhardt. Das habe zur Folge, dass höhere Ausgaben im Finanzplanungsprozess nicht kontinuierlich berücksichtigt werden. Nachjustiert werde erst, wenn die Finanzverantwortlichen an bestimmten Stichtagen und Abschlüssen erkennen, dass die tatsächlichen Kosten die geplanten überschreiten.

DIE KATEGORIEN „SONSTIGES“ UND „VERSCHIEDENES“

Auch wenn Flugtickets durchschnittlich die teuersten Transaktionen sind, fallen in dieser Kategorie nicht die höchsten Gesamtkosten an. Im Jahr 2023 entstanden 22% der Ausgaben in Concur Expense in der Kategorie „Sonstiges“ und weitere 11% in der Kategorie „Verschiedenes“. Es handelt sich dabei um Ausgaben, die nicht in vorhandene Kategorien passen oder sich auf Kategorien außerhalb der Norm beziehen. Die Mitarbeiter können dort beispielsweise eine neue Ausstattung für ihr Homeoffice verbuchen. Das blieb vor allem während der Pandemie nicht folgenlos: Zwischen 2019 und 2023 war das Gesamtvolumen der Kategorien „Sonstiges“ und „Verschiedenes“ das einzige, das im Verhältnis zu den anderen Kategorien zulegte (+7%), während der Anteil der Gesamtkosten von Flugtickets und Unterkünften rückläufig war.

DIE TOP-3 DER HÄUFIGSTEN MITARBEITER-AUSGABEN

Aus der Analyse von SAP Concur geht auch hervor, wie oft die Mitarbeiter in jeder Kategorie Ausgaben tätigen. Die drei am häufigsten gewählten Ausgabenkategorien im Jahr 2023 waren demnach Bewirtung (24%), Bodentransporte (22%) und Übernachtungen (14%). Damit war nahezu jede vierte Abrechnung auf die Verpflegung der Mitarbeiter zurückzuführen. „Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten sind aussagekräftige Kategorien im Ausgaben-Management unverzichtbar – auch bei Mitarbeiter-Ausgaben, die nicht in den Bereich Geschäftsreisen fallen. Eine saubere und strukturierte Kategorisierung ermöglicht es den Unternehmen, Mitarbeiter-Ausgaben besser zu analysieren und mithilfe geeigneter Ausgabenrichtlinien effizient zu steuern“, so Götz Reinhardt.

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