Bei BTU events, incentives & more werden Projekte oft über viele Monate hinweg begleitet – von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung vor Ort.
Ein aktuelles Beispiel dafür ist eine exklusive Incentive-Reise für rund 40 Gäste nach Madrid und Umgebung, die im Oktober 2026 stattfinden wird.

Die Planung dieses Projekts läuft bereits seit April 2025 und zeigt eindrucksvoll, wie vielseitig und anspruchsvoll modernes Eventmanagement ist. Gemeinsam mit einem lokalen DMC (Destination Management Company) wurden bereits das Hotel sowie ein abwechslungsreiches Rahmenprogramm organisiert. Gerade bei internationalen Gruppenreisen ist ein DMC ein wichtiger Partner vor Ort, da es über wertvolle Kontakte und umfassende Erfahrung verfügt – beispielsweise zu Hotels, Restaurants, Guides und außergewöhnlichen Eventlocations oder Aktivitäten.

Zu den besonderen Highlights der Reise zählen unter anderem:

• eine private Führung durch das Santiago Bernabéu Stadium, die Heimat von Real Madrid
• ein exklusiver Sangria-Workshop
• ein Teamwettbewerb im Stil von „Autos Locos – Wacky Cars“
• eine Heißluftballonfahrt über Segovia
• sowie ein stilvolles Gala-Dinner mit DJ

Hinter diesen besonderen Erlebnissen steckt eine umfangreiche organisatorische Planung: Da die Teilnehmer:innen aus verschiedenen europäischen Ländern anreisen, müssen rund 40 individuelle Flugtickets koordiniert und gebucht werden.

Darüber hinaus umfasst die laufende Projektarbeit unter anderem:

• die Erstellung detaillierter Zimmerlisten
• die exakte Zeit- und Ablaufplanung
• die Auswahl der Menüs für das Gala-Dinner
• die Koordination sämtlicher Transfers und Flüge
• sowie die laufende Abstimmung mit Kund:innen und Partnern

Auch kurzfristige Änderungen – etwa bei Programmpunkten oder Teilnehmerzahlen – gehören zum Eventalltag. Dadurch müssen Abläufe flexibel angepasst und teilweise neu konzipiert werden.

Eventmanagement bedeutet heute weit mehr als nur Reisen oder Veranstaltungen zu buchen: Es geht um professionelle Koordination, kreative Lösungsfindung, internationales Projektmanagement und maximale Flexibilität – oft über einen langen Zeitraum hinweg.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Gerne unterstützt Sie die Abteilung BTU events, incentives & more bei der Planung und Umsetzung Ihres nächsten Events oder Incentives. Weitere Informationen finden Sie auf events.btu.at.