Die Digitalisierung von Reisekosten und ähnlichem galt eigentlich als erledigt. Mit der E-Rechnungspflicht müssen Apps nun aber mehr können, als Rechnungen bloss zu fotografieren. Das ist jedoch eine gute Nachricht, denn die E-Invoice ist kein lästiges neues Gesetz, sondern das fehlende Puzzleteil zur vollständigen Automatisierung. Der Prozess wird transparenter, sicherer und unsichtbarer. Ein Effizienzsprung steht bevor.

Das einfachste Beispiel, warum die E-Rechnungspflicht im Bereich Reisekosten relevant wird, sind alle Hotelrechnungen über Euro 250. Solche dürften in den meisten Unternehmen mit Dienstreisen der Regelfall sein.

Vom Foto zum Datenstrom: Schneller und Betrugssicher

Die Formatänderung führt aber auch dazu, dass Tools zum Spesenmanagement künftig mehr leisten können müssen als blosse Texterkennung von PDFs oder papierbasierten Belegen via OCR. Der neue Standard für E-Rechnungen sind die Formate ‘ZUGFeRD’ oder XRechnung. Diese enthalten alle relevanten Angaben als strukturierte Datensätze (XML). Während das digitale Reisekosten-Management bisher darauf basierte, die analoge Welt in digitale Daten zu übersetzen, erlaubt die E-Invoice damit eine Kommunikation in einer einheitlichen Daten-Sprache.

Dadurch dürfte in Zukunft beispielsweise das manuelle Korrigieren von ausgelesenen Daten dank der einheitlichen, digitalen Basis gegen Null tendieren. Auch typische ‘Papier-Probleme’ wie Handschrift, verblasste Schrift, Nässe oder Knittern entfallen. Der Prozess wird deutlich weniger anfällig für Fehler und auch die Betrugssicherheit steigt. Denn als Folge der strukturierten Daten werden automatische Compliance-Prüfungen wie ‘Smart Audit’ noch präziser. Da die E-Invoice fälschungssicher ist und direkt vom Aussteller kommen kann, sinkt das Betrugsrisiko. Manipulierte Fotos, PDFs oder Zettel gehören der Vergangenheit an.

Der Idealfall: Unsichtbare Abrechnungen

Darüber hinaus steht unter dem Strich noch mehr Potenzial für Automatisierung. Reicht ein Mitarbeiter eine E-Rechnung ein, fällt es dem System noch leichter, diese automatisch auszufüllen, zu kategorisieren, per KI zu prüfen und durch den richtigen Workflow zu leiten. Die Mehrheit aller Rechnungen ist simpel genug, um somit komplett ohne menschliche Überprüfung automatisch abgewickelt zu werden. Dieses Vorgehen kann den manuellen Aufwand um bis zu 60 % reduzieren.

Der Verwaltungsaufwand sinkt und das Bearbeiten von Spesen wird zum grossen Teil zur ‘Touchless Experience’. Aufgaben, die das Backoffice seit Jahren belasten, werden schneller, einfacher und leichter zu überblicken. Das Spesenmanagement wird so von einem manuellen zu einem skalierbaren Prozess – Eine lange bestehendes Effizienz-Herausforderung der deutschen Wirtschaft kann endlich Vergangenheit werden.

Damit diese Vision Praxis werden kann, benötigt es aber ein geeignetes Tool. Die Checkliste dafür umfasst vor allem drei zentrale Punkte: Kann das Tool mit den Formaten ZUGFeRD und XRechnung umgehen? Hat es eine direkte Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware? Hat es für Rechnungen unter Euro 250 auch eine OCR-Erkennung, die solche Kleinbeträge zuordnen kann? Ist dies gegeben, sind Dienstreisen bereit für die E-Invoice.

(Business Traveltip)

Quelle: https://abouttravel.ch/reisebranche/die-e-invoice-bringt-einen-effizienzsprung-bei-dienstreisen/