Diese drei Entwicklungen verändern strategisches MICE-Management
Ein neues Whitepaper von MICE Portal zeigt, wie sich die Anforderungen an den MICE-Einkauf in Unternehmen verändern.
Wer Meetings und Events im Unternehmen steuert, muss heute weit mehr als die Buchung im Blick haben: Einkaufs- und Freigabeprozesse, interne Verantwortlichkeiten, IT-Systeme, Abrechnung und Reporting greifen zunehmend ineinander.
Dieser Wandel betrifft einen bedeutenden Teil des Veranstaltungsmarktes: Unternehmen bilden laut aktuellem Meeting- & EventBarometer von GCB, EVVC und DZT mit 52,5% die grösste Veranstaltergruppe in Deutschland. In einem neuen Whitepaper hat MICE Portal die Anforderungen an einen unternehmensweit gesteuerten MICE-Einkauf systematisiert. Drei Entwicklungen zeigen besonders deutlich, wie sich das MICE-Management verändert:
MICE-Management wird zur Organisationsaufgabe
Zentrale MICE-Prozesse betreffen längst nicht mehr nur Event- oder Travel Management. Einkaufsrichtlinien, Freigaben und Compliance müssen ebenso berücksichtigt werden wie interne Verantwortlichkeiten. Damit wird die Einführung zur Change-Management-Aufgabe. Wie wichtig die organisatorische Ebene ist, wurde beim diesjährigen MICE Executive Circle (MEC) von MICE Portal am Beispiel EnBW deutlich. Dem Rollout gingen ein Management-mandat und eine Analyse bestehender Abläufe voraus, begleitet durch interne Kommunikation.
Schnittstellen werden zum Schlüsselfaktor
Mit der Einbindung in zentrale Unternehmensstrukturen wächst die Bedeutung von Schnittstellen. Daten aus dem MICE-Management müssen auch für vor- und nachgelagerte Abläufe verfügbar sein. Wie sich eine solche Integration entwickeln kann, zeigt MICE Portal am Beispiel von DATEV: Auf die zentrale Ausschreibung und Verhandlung von Hotelraten folgte eine Buchungsplattform mit SAP-Anbindung. Heute reicht der digitale Workflow von der Buchungsgenehmigung bis zur automatischen SAP-Bestellung.
Finance rückt näher an das MICE Management
Auch die Abrechnung wird Teil eines durchgängigen MICE-Prozesses. Kostenstellen und Budgets können bereits bei der Buchung hinterlegt, Rechnungen anschliessend mit erbrachter Leistung abgeglichen werden. Das reduziert manuelle Übergaben und erleichtert die Verarbeitung in der Buchhaltung. MICE Portal zeigt am Beispiel Roche, wie diese Verzahnung in der Praxis aussehen kann: Abrechnung, Zahlungsabwicklung und Zuordnung zu Sachkonten werden dort in den MICE-Prozess eingebunden.
Diese Verzahnung reicht inzwischen bis in die Rechnungsverarbeitung: Rechnungsdaten können automatisiert aufbereitet und an nachgelagerte ERP-Systeme übergeben werden. MICE Portal bündelt diese Schritte im Digitalen Invoicing Service und verbindet damit Buchung und Verbuchung in einem durchgängigen Prozess.
«Strategisches MICE- Management bedeutet heute mehr als die zentrale Buchung von Veranstaltungen», erklärt Josephine Gräfin von Brühl, CEO von MICE Portal. «Entscheidend ist, die einzelnen Schritte so miteinander zu verbinden, dass Unternehmen den gesamten Prozess transparent steuern können.»
Das eröffnet zugleich wirtschaftliche Potenziale: Nach 20 Jahren Erfahrung mit Kundenprojekten beziffert MICE Portal das mögliche Einsparpotenzial durch Automatisierung und Skaleneffekte auf bis zu 30% der Organisationskosten. Das tatsächliche Einsparpotenzial hängt dabei vom jeweiligen Ausgangspunkt und Umfang der eingesetzten Massnahmen ab. (Business Traveltip)