Dass Künstliche Intelligenz das Corporate Travel Management prägen wird, bestreitet kaum noch jemand. Offen ist, wie weit das geht. Genau dort setzt die Zukunftsstudie ‘KI in Business Travel’ an, die das Institute of Tourism, Travel & Hospitality (ITTH) der Hochschule Heilbronn unter der Leitung von Prof. Dr. Stephan Bingemer im Auftrag des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) erstellt hat. Am 9. Oktober 2026 hat der VDR das dazugehörige Whitepaper veröffentlicht und in einem Webcast vorgestellt. Business Traveltip hatte das Papier vorab erhalten und war beim Webcast live dabei.

Vier Szenarien für 2035

Die Szenarien unterscheiden sich in zwei Punkten: wie stark Daten und Systeme vernetzt sind und wie autonom die KI entscheidet.

• KI-Agenten-Wildwuchs
  Reisende lassen private KI-Assistenten planen und buchen, ohne zentrale Steuerung. Das bringt Tempo und Komfort, doch das Unternehmen verliert den Überblick über Kosten, Daten und Policy-Einhaltung, dazu kommen Datenschutzrisiken. Laut Bingemer ist dieses Bild schon heute in vielen Firmen sichtbar: Mitarbeitende nutzen private KI-Tools auf dem eigenen Gerät und geben Firmeninhalte ein.

• Autonomes Travel-Betriebssystem Eine durchgängig vernetzte Plattform steuert Reisen im Rahmen definierter Zielvorgaben selbst, von der Auslösung bis zur Abrechnung. Das ist maximal effizient, verlangt aber neue Governance: Das Travel Management setzt Regeln und kontrolliert, statt zu buchen. Bingemer verglich die Rolle mit dem Schiedsrichter, der den Videobeweis führt.

• Gläsernes Cockpit
  Eine integrierte Plattform liefert die Entscheidungsgrundlagen, der Mensch bestätigt. Das ist transparent und gut steuerbar, aber langsamer. Die Gefahr: Empfehlungen werden nur noch durchgeklickt, und das kritische Prüfen geht verloren. Die Travel Manager nannten dieses Bild am häufigsten als Zielbild.

• Manuelles Kontrollzentrum
  Viele punktuelle KI-Tools, etwa für Belegerfassung oder Prognosen, die kaum zusammenspielen. Die Kontrolle bleibt hoch, der Systemnutzen ist gering und der Koordinationsaufwand gross. Intern wächst der Erklärungsdruck, weshalb man so aufwendig arbeitet, während KI vieles erleichtern könnte.

Was die Studie ausmacht

Es sind keine Prognosen. Bingemer betonte im Webcast, dass es mehr als vier mögliche Zukünfte gibt und niemand sagen kann, welche eintritt. Die vier Szenarien sind eine bewusste Auswahl, mit der sich die Bandbreite überschaubar machen lässt. Die Grundlage: 20 Unternehmen mit professionellem Travel Management lieferten 652 Aussagen, 15 davon arbeiteten in einem Workshop an den Szenarien. Anschliessend spiegelten 15 Anbieter die Ergebnisse. Sie kannten die Szenarien nicht, und die Kernrichtungen bestätigten sich.

Die Kernbotschaft

In allen Szenarien verschiebt sich die Hoheit vom operativen Prozess zur Entscheidungslogik. Der Travel Manager wird vom Prozessmanager zum Architekten von Regeln und Systemen, gesteuert wird über Daten statt über starre Vorgaben, und Kontrolle wird indirekt. Gefragt sind Datenmanagement, KI-Governance, Prozessdesign und Compliance. Die strategischen Optionen unterscheiden sich je Szenario: Beim Wildwuchs braucht es eine Minimal-Governance mit klaren Haftungsgrenzen, beim autonomen System eine Meta-Governance, im Cockpit datenbasierte Policies mit definierten Eingriffspunkten und im Kontrollzentrum weniger Komplexität und mehr Standardisierung.

Der Wildwuchs ist schon da

Im Webcast wurde deutlich, dass der Wildwuchs kein reines Zukunftsbild ist. Schon heute nutzen Reisende private KI-Tools, teils mit Firmendaten. Bingemers Rat: keine Polizeikontrolle, sondern Leitlinien und eine interne KI-Umgebung, die so viel Mehrwert bietet, dass das private Gerät überflüssig wird. Startpunkt sind konsistente Daten, denn KI ist nur so gut wie die Daten, mit denen sie arbeitet. Und: nicht zu früh auf ein System oder einen Anbieter festlegen.

Drei Schritte für den Start

1. Erheben, welche privaten KI-Tools Ihre Reisenden bereits nutzen.

2. Reisedaten und Policies bereinigen und konsistent machen.

3. Festlegen, wer im Unternehmen die Regeln für KI-Entscheidungen definiert.

Das Whitepaper kann beim VDR kostenlos heruntergeladen werden.

Quelle und Grafiken: https://abouttravel.ch/reisebranche/wer-entscheidet-2035-ueber-ihre-geschaeftsreisen/